📄 Troškovi i putni nalozi
Prijava

Troškovi i putni nalozi


Modul Troškovi namijenjen je evidentiranju, odobravanju i obračunu poslovnih rashoda kroz dvije kategorije:

  • Putni nalozi – evidencija svih troškova nastalih tijekom službenog putovanja (dnevnice, smještaj, prijevoz, cestarine, parkiranje i ostali povezani troškovi).
  • Loko vožnje – obračun naknade zaposlenicima koji za službene potrebe koriste vlastito vozilo na području mjesta rada ili u njegovoj neposrednoj okolini.
  • Ostali troškovi - kroz ovaj modul moguće je registrirati i refundirati ostale troškove djelatnika.

Svi obračuni provode se prema zakonskim propisima i internim pravilima organizacije.


Modul obuhvaća kompletan proces upravljanja troškovima:

  • unos putnog naloga ili loko vožnje
  • evidentiranje troškova
  • proces odobravanja
  • obračun dnevnica i naknada
  • povezivanje računa
  • prijenos u obračun plaće ili direktnu isplatu
  • knjiženje u računovodstvo

1. Kreiranje troška

Za kreiranje novog troška, otvorite modul Troškovi i odaberite Novi.


Odaberite vrstu:

  1. putni nalog
  2. loko vožnja
  3. ostalo

Ukoliko se radi o putnom nalogu ili loko vožnji, ispunite vremenski raspon i izvještaj s puta.

Ispunite podatke o vozilu:

  1. Službeno vozilo
    1. potrebno je izabrati vozilo iz ugrađenog modula- Vozni park. Odabirom vozila, automatski će se popuniti model, registracija i početno stanje kilometara. 
    2. Završno stanje se unosi ručno.
  3. Privatno vozilo
    1. potrebno je ručno ispuniti model, registarsku oznaku, početno i završno stanje kilometara. 
    2. Pri prvom unošenju privatnog vozila, sustav će zapamtiti podatke te će automatski popuniti ove informacije sljedeći put.


U tabu Odredišta evidentiraju se podaci o samom putovanju. korak je opcionalan i služi radi dodatne evidencije.

Potrebno je unijeti:

  • datum putovanja
  • partner
  • razlog putovanja (poslovni partner ili poslovna svrha)
  • odredište putovanja


Ako se radi o inozemnom službenom putovanju, potrebno je otvoriti karticu Prelasci granice.

Za svaki prelazak granice evidentiraju se:

  • datum prelaska
  • vrijeme prelaska
  • država u koju se ulazi

Ovi podaci koriste se za automatski obračun inozemnih dnevnica prema važećim pravilima.


2. Unos ostalih troškova

Sve troškove nastale tijekom službenog putovanja moguće je evidentirati u kartici Trošak.

Primjeri troškova:

  • smještaj
  • avionske karte
  • gorivo
  • cestarine
  • parkiranje
  • taxi prijevoz
  • javni prijevoz
  • reprezentacija
  • ostali poslovni troškovi

Prilikom unosa troška moguće je evidentirati iznos, datum nastanka troška i pripadajuću dokumentaciju. Potrebno je odabrati radi li se o trošku kojeg je podmirio djelatnik ili tvrtka. U slučaju da je trošak platio djelatnik, trošak će se refundirati kroz obračun.


3. Slanje troška na odobrenje

Nakon ispunjavanja izvješća o troškovima, potrebno ga je poslati voditelju na odobrenje klikom na Poslati voditelju Sustav će putni nalog proslijediti odobravatelju troškova definiranom na kartici zaposlenika. Odobravatelj je zadužen za pregled i potvrdu opravdanosti putovanja i pripadajućih troškova.

Prilikom slanja na odobrenje, automatski će se kreirati itinerar putovanja, obračunati dnevnice (ukoliko se radi o putnom nalogu) te naknada za korištenje privatnog automobila (ukoliko se radi o privatnom vozilu). Na osnovu toga, kreirat će se troškovi za refundiranje.

Nakon pregleda izvješća, odobravatelj odobrava ili odbija izvješće, a djelatnik prima obavijest o statusu.


4. Vezanje s računima i knjiženje troškova

Troškovi koji nisu automatski generirani (putni nalozi i naknade za korištenje privatnog vozila) moguće je povezati sa ulaznim računom direktno u popisu troškova.

💡

Troškovi putnih naloga i naknade za korištenje privatnog vozila bit će knjižene kroz obračun plaće.

Za troškove koji nemaju povezane ulazne račune, moguće je kreirati zbirnu temeljnicu te ih na taj način proknjižiti. U postavkama je potrebno odabrati dnevnik u kojem će temeljnica biti kreirana te zadana konta.

Nakon toga, na nalogu se može odabrati opcija Kreiraj temeljnicu.

Vezanim temeljnicama i računima moguće je pristupiti preko gumba na vrhu izvješća.

Također, na vezanim temeljnicama i računima, postojat će poveznica sa izvornim troškom.

Kreirana temeljnica bit će u statusu Nacrt. Potrebno ju je ručno provjeriti i proknjižiti.


5. Isplata/refundacija troškova

Postoje 2 načina za isplatu troškova:

Isplata kroz redovnu plaću

Na odobrenom trošku pojavit će se gumb Izvijesti u sljedećoj isplatnoj listi. Klikom na taj gumb, trošak je označen za isplatu zajedno sa sljedećom isplatom plaće.

 Sljedeći put kada se kreira platni list, trošak će biti obračunat.


Isplata na zahtjev

Ukoliko želite troškove isplatiti mimo redovne plaće, u bilo kojem trenutku možete pokrenuti alat za obračun ostalih primitaka. Upute za korištenje ovog alata možete pronaći u članku Obračun ostalih primitaka 


6. Statusi troškova

Popis svih unesenih putnih naloga može se vidjeti na početnoj stranici modula Troškovi. Za svaki nalog prikazani su osnovni podaci i trenutni status obrade.